Sobre Verifactu circula más ruido que información, y buena parte del ruido son fechas antiguas que ya no valen. El calendario se aplazó un año con el Real Decreto-ley 15/2025, aprobado el 2 de diciembre de 2025, así que cualquier artículo que te diga que la obligación empieza en 2026 está desactualizado.
Esto es lo que sí está en vigor, quién queda dentro, y qué conviene hacer ahora en vez de esperar.
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¿Cuándo es obligatorio Verifactu exactamente?
Fíjate en el detalle que casi nadie subraya: la primera fecha ya se cumplió y no era tuya, era de tu proveedor. Eso te da una palanca inmediata que no requiere esperar a 2027, y la vemos más abajo.
¿Quién está obligado y quién no?
La regla general es amplia: alcanza a empresarios y profesionales que emitan facturas usando un sistema informático. No es un régimen para grandes: si facturas con un programa, te toca.
La exclusión más relevante en la práctica es el SII, el Suministro Inmediato de Información. Quien ya está en SII —obligatorio por encima de 600.000 € de facturación anual, entre otros supuestos— remite sus registros a la Agencia Tributaria en un plazo de cuatro días y, en términos generales, no tiene que cumplir además los requisitos del reglamento para su propia facturación. Si estás en SII, tu situación es distinta a la del resto de este artículo.
Las comunidades de bienes y demás entidades en régimen de atribución de rentas están dentro de la norma con carácter general, aunque hay supuestos concretos con tratamiento propio.
Y una advertencia honesta sobre los casos de frontera —alquileres, asociaciones sin ánimo de lucro, actividades en Canarias con IGIC, empresas extranjeras con actividad en España—: la respuesta depende de si emites factura, con qué sistema y bajo qué régimen, y cada una de esas variables cambia el resultado. Aquí no te vamos a dar un sí o un no rotundo que luego te cueste un disgusto: ese es exactamente el caso en el que la respuesta te la tiene que dar tu asesoría por escrito, mirando tu situación concreta.
Lo que sí podemos decirte: estar en Canarias no te saca del reglamento por el hecho de tributar por IGIC. El reglamento va del sistema con el que facturas, no del impuesto que repercutes.
¿Y si facturo con Excel o con plantillas de Word?
Es la pregunta que más se repite, y la respuesta incomoda: una hoja de cálculo es un sistema informático de facturación. Facturar con Excel no te deja fuera del reglamento; te deja fuera de poder cumplirlo, que es distinto y peor.
El reglamento exige que cada factura quede registrada de forma íntegra, inalterable, trazable y encadenada con la anterior. Una hoja de cálculo no puede garantizar nada de eso por diseño: cualquiera puede modificar una celda de una factura de hace tres meses sin dejar rastro. Ese es justamente el comportamiento que la norma persigue.
Si hoy facturas así, tu migración no es «actualizar el software»: es cambiar de sistema. Y esa es la razón de empezar ahora y no en junio de 2027.
¿Qué cambia en tus facturas y en tu forma de trabajar?
Menos de lo que temes en la factura, y más de lo que crees en la costumbre.
En el documento: tus facturas pasarán a llevar un código de verificación y un QR que permiten comprobar que ese registro existe y no se ha alterado. Visualmente es un añadido pequeño.
Por dentro, el cambio es mayor: cada factura genera un registro encadenado con el anterior, de forma que la secuencia completa queda sellada. Eso trae dos consecuencias prácticas que conviene interiorizar antes de que lleguen:
- Se acabó «borro la factura y la vuelvo a hacer». Los errores se corrigen emitiendo una factura rectificativa, que es como debía hacerse siempre pero que mucha pyme se saltaba. Si esa es tu costumbre actual, este es el hábito que hay que cambiar, y cuesta más que instalar un programa.
- El sistema registra también los eventos, no solo las facturas: anomalías, exportaciones, incidencias. Deja rastro de lo que pasa alrededor.
Merece la pena avisar hoy a quien emite facturas en tu empresa. El día que el sistema deje de permitir borrar, no quieres que sea una sorpresa a final de mes.
¿Qué le tienes que preguntar a tu proveedor hoy mismo?
Como el plazo de los fabricantes venció el 29 de julio de 2026, ya puedes exigir respuestas concretas. Pídelas por escrito, que es la mitad del valor del ejercicio:
- ¿Vuestro programa cumple ya el reglamento, o está previsto? Con fecha.
- ¿La adaptación entra en mi licencia actual o es un módulo aparte que se factura?
- ¿Vais a operar en modo Verifactu con remisión a la AEAT, o en modo no verificable con firma y registro de eventos?
- ¿Qué pasa con mi histórico de facturas al migrar?
- ¿Qué tengo que hacer yo y qué hacéis vosotros? ¿Hay corte de servicio?
Si tu proveedor no sabe contestar a la primera pregunta a estas alturas, eso ya es una respuesta sobre el proveedor.
¿Qué conviene automatizar aprovechando el cambio?
Vas a tocar el proceso de facturación de todas formas. Es el momento barato para arreglar lo que ya dolía, porque el coste de cambiar ya está pagado:
- El envío de la factura. Que salga sola al emitirse, con su asunto y su referencia, en lugar de acumularse para «el viernes».
- El seguimiento de cobro. Es donde está el dinero de verdad. En los proyectos que hemos medido, poner recordatorios escalonados sobre facturas vencidas baja los días medios de cobro de 47 a 19. No cambia lo que facturas: cambia cuándo lo tienes.
- El archivo y la conciliación. Que cada factura y su justificante acaben donde toca sin que nadie los mueva a mano.
- Los avisos de incidencia. Que si una factura se rechaza o no se entrega, alguien se entere el mismo día.
Cuándo NO tocar nada todavía
- Si ya estás en SII. Tu situación es otra. Antes de contratar nada «para Verifactu», confirma con tu asesoría qué te aplica de verdad: hay empresas pagando adaptaciones que no necesitaban.
- Si tu programa ya cumple y te lo han confirmado por escrito. No hay que cambiar de herramienta para cumplir. Cambiar por cambiar añade riesgo de migración a cambio de nada.
- Si el proveedor tiene fecha comprometida y la fecha es creíble. Migrar en octubre de 2026 por miedo a julio de 2027 es adelantar el trabajo y el gasto sin motivo.
- Si emites cuatro facturas al mes. Cumplir, sí. Montar automatismos alrededor, no: no hay volumen que los pague.
Qué hacer estas dos semanas
- Escribe a tu proveedor con las cinco preguntas de arriba y guarda la respuesta.
- Comprueba con tu asesoría si estás en SII, porque eso lo cambia todo.
- Si facturas con Excel o con plantillas, empieza a mirar sistema ahora. Es un cambio de herramienta, y esos no se hacen en dos semanas.
- Apunta tu fecha real: 1 de enero de 2027 si eres sociedad, 1 de julio de 2027 si no.
Preguntas frecuentes
¿Verifactu y factura electrónica son lo mismo?
No, y confundirlos lleva a comprar cosas que no tocan. Verifactu regula cómo tiene que comportarse tu sistema de facturación para que los registros no se puedan alterar. La factura electrónica obligatoria entre empresas es una obligación distinta, con su propio calendario, sobre el formato en que se intercambian las facturas. Se solapan en el tiempo, pero no son la misma norma.
¿Tengo que enviar mis facturas a Hacienda en tiempo real?
Solo si tu sistema opera en modo Verifactu, que remite los registros a la AEAT. La alternativa es el modo no verificable, en el que los registros se firman y se conservan con un registro de eventos, sin remisión automática. Es una decisión de configuración: pregunta a tu proveedor cuál va a aplicar.
¿Puedo seguir haciendo facturas a mano en papel?
El reglamento se dirige a quien factura con sistemas informáticos. Ahora bien, si tu volumen justifica el papel probablemente sea muy bajo, y volver al papel para esquivar la norma es un mal negocio: pierdes trazabilidad, cobras más tarde y no puedes automatizar nada. Confírmalo con tu asesoría antes de tomar esa vía.
¿Qué pasa si mi proveedor no llega a tiempo?
La obligación de cumplir es tuya, no suya, y ese es el motivo de pedir la respuesta por escrito ahora. Con la respuesta en la mano tienes margen para cambiar de sistema con calma; sin ella, te enteras tarde.