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Tus datos
Estimación conservadora. Usamos promedios reales de proyectos implantados.
CÓMO LA INTERPRETAMOS
Qué significa este número
Conservador al 80%
Asumimos que automatizamos el 80% de las horas que indicas. El 20% restante es revisión humana y casos excepción.
Ahorro real, no teórico
No contamos lucros cesantes ni mejoras en conversión. Solo las horas que tu equipo deja de dedicar a tareas repetitivas.
Datos tuyos = estimación exacta
Si quieres una cifra precisa con tus procesos reales, reserva una auditoría gratuita de 30 minutos.
Cómo se calcula el ROI de una automatización
La fórmula es sencilla; lo que casi nadie hace bien es rellenarla con cifras honestas.
Ahorro anual = (horas ahorradas al año × coste por hora) + (errores evitados al año × coste por error) + ingresos adelantados o recuperados
ROI = (ahorro anual − coste total del primer año) ÷ coste total del primer año
El tercer sumando del ahorro es el que más se olvida y a menudo el mayor. Una automatización de cobros no ahorra horas: adelanta ingresos. Pasar de 47 a 19 días de cobro medio en una empresa que factura 40.000 € al mes libera del orden de un mes de facturación en circulante. Eso no aparece si solo cuentas horas.
Los tres costes que hay que sumar
| Coste | Cuándo se paga | Lo que suele fallar al estimarlo |
|---|---|---|
| Implantación | Una vez | Se olvida el tiempo de tu propio equipo en definir el proceso |
| Herramientas | Cada mes | Crece con el volumen: lo que hoy son 50 € pueden ser 300 € al triplicar |
| Mantenimiento | Continuo | Credenciales que caducan, formatos que cambian, versiones que rompen flujos |
Una regla práctica: si el proceso incluye llamadas a un modelo de IA, estima el coste con el volumen de producción y no con el de las pruebas. En pruebas cuestan céntimos porque son decenas de ejecuciones; en producción son miles al mes.
Un ejemplo completo
Clínica con 300 citas al mes y un 12% de faltas, es decir 36 huecos perdidos. Con recordatorios automáticos la caída típica está entre el 30% y el 60%; tomamos el extremo conservador, un 30%: se recuperan unas 11 citas al mes.
| Citas recuperadas al año | 132 |
| Valor medio de la cita | 60 € |
| Ingreso recuperado | 7.920 € |
| Implantación | 2.500 € |
| Herramientas y mensajes (12 meses) | 1.800 € |
| Coste primer año | 4.300 € |
| ROI primer año | 84% |
A partir del segundo año desaparece la implantación, así que el mismo ahorro se sostiene con 1.800 € de coste. Y esto sin contar el tiempo de recepción que deja de irse en llamar una por una.
Los cuatro errores de cálculo más comunes
Contar el 100% del tiempo ahorrado como dinero
Si liberas 5 horas semanales de una persona pero esa persona sigue en plantilla, el ahorro es real solo si esas horas se dedican a algo que genera valor. Por eso conviene aplicar un factor conservador.
Olvidar el coste del error
En procesos como nóminas o facturación, el retorno no está en las horas sino en las incidencias que dejan de ocurrir.
Estimar sobre el mejor caso
Si el rango de mejora es 30-60%, calcula con 30%. Si con el extremo bajo el proyecto no sale, no sale.
No medir el punto de partida
Es el error que invalida todos los demás: sin la cifra de antes, el ROI es una opinión.
Preguntas frecuentes
¿En cuánto tiempo se recupera la inversión?
En procesos administrativos bien elegidos, entre 30 y 90 días. Los de cobros suelen ser los más rápidos porque adelantan ingresos en lugar de ahorrar horas. Si a los 90 días no hay mejora medible, el problema no es el plazo: es el proceso elegido.
¿Qué coste por hora uso en el cálculo?
El coste real para la empresa, no el salario bruto: sueldo más seguridad social y costes asociados, dividido entre las horas efectivas. Suele ser bastante más alto de lo que la gente estima, lo que hace que los proyectos salgan mejor de lo previsto.
¿Y si el proceso cambia dentro de seis meses?
Es un coste real que hay que prever, y es la razón de la partida de mantenimiento. Los flujos bien construidos se adaptan con cambios pequeños; los que se rompen del todo suelen ser los que se montaron sobre un proceso que no estaba claro desde el principio.
¿El cálculo sirve para cualquier proceso?
Sirve cuando el proceso ocurre muchas veces. Por debajo de unas decenas de repeticiones al mes, el mantenimiento se come el ahorro y ningún cálculo lo va a arreglar.
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