Calculadora ROI: cuánto puedes ahorrar automatizando tu empresa
Estima el retorno real de automatizar tareas repetitivas en tu empresa. Esta calculadora usa datos reales de proyectos que implantamos con el Método Automatizator en pymes españolas. La mecánica es simple y la matemática transparente.
Cómo calcular tu ROI en 4 datos
Necesitas 4 números de tu negocio. Si no los tienes exactos, una estimación aproximada vale.
- Personas dedicadas a tareas repetitivas — recepción, administración, coordinación, atención al cliente. Por ejemplo: 2 personas.
- Horas semanales por persona en esas tareas manuales — recordatorios, cuadres, copy-paste entre sistemas, seguimiento. Por ejemplo: 12 horas/semana.
- Coste hora bruto del puesto — salario + Seguridad Social / horas trabajadas. Si no lo sabes, estima 18-25 €/h para puestos administrativos en España. Por ejemplo: 20 €/h.
- % del tiempo manual que es automatizable — típicamente entre 50% y 80%. Conservador 50%, realista 65%. Por ejemplo: 60%.
La fórmula
Ahorro mensual = personas × horas/semana × 4,33 × coste/hora × % automatizable
Con el ejemplo: 2 × 12 × 4,33 × 20 × 0,60 = 1.247 € de ahorro al mes. Anualizado: 14.962 €.
Si el coste recurrente del sistema (suscripciones + soporte) es 200 €/mes y el setup inicial 4.000 €, la inversión total el primer año es 6.400 €. El proyecto se paga en 5 meses y el resto del año son 8.500 € de ahorro neto.
Tabla de referencia rápida
| Tamaño empresa | Horas manuales/semana | Ahorro mensual estimado | Inversión típica | Break-even |
|---|---|---|---|---|
| Micro (1-3 personas) | 15-25 | 650-1.100 € | 1.500-3.500 € + 80-200 €/mes | 3-5 meses |
| Pequeña (4-10 personas) | 30-60 | 1.500-3.500 € | 3.500-8.000 € + 200-500 €/mes | 3-6 meses |
| Mediana (11-30 personas) | 60-150 | 3.500-9.000 € | 8.000-20.000 € + 500-1.500 €/mes | 3-7 meses |
| Grande (>30 personas) | 150+ | 9.000+ € | 15.000-50.000 € + 1.000-3.000 €/mes | 4-9 meses |
Lo que la fórmula NO incluye
La fórmula es conservadora porque solo cuenta el tiempo de personal. En la práctica las automatizaciones bien hechas también generan:
- Facturación recuperada — citas que no se pierden, leads que no se enfrían, presupuestos que se cierran.
- Reducción de errores — duplicados, datos mal pasados, facturas mal emitidas. Costes ocultos importantes.
- Mejora de NPS / satisfacción — clientes contentos cuando reciben respuesta rápida y confirmaciones puntuales.
- Capacidad de escalado — crecer sin contratar al mismo ritmo. El verdadero compounding.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sé qué tareas son automatizables?
Regla rápida: si una tarea es repetitiva, sigue reglas claras y no requiere juicio humano complejo en cada caso, es automatizable. Ejemplos: enviar recordatorios, mover datos entre sistemas, generar facturas estándar, clasificar leads, hacer seguimiento. Lo que no se automatiza bien: decisiones estratégicas, conversaciones complejas, juicios profesionales.
¿La calculadora aplica a mi sector?
Sí. La fórmula funciona en cualquier sector con tareas administrativas: clínicas, despachos, agencias, comercios, distribución, servicios profesionales. Cambia el % automatizable según el tipo de proceso. Sectores muy regulados (salud, legal) suelen tener algo menos de % automatizable pero el ahorro absoluto compensa.
¿Qué pasa si no sé cuántas horas dedicamos a tareas manuales?
Lo más fácil: pregunta a tu equipo. La gente tiene una intuición buena de cuánto tiempo dedica a cada cosa. Alternativa: en la auditoría que incluye nuestro método medimos esto con precisión.
¿Por qué no incluís una calculadora interactiva con sliders?
Porque la fórmula es lo suficientemente simple para que la calcules en 30 segundos con la calculadora del móvil y eso te obliga a entender la mecánica. Una calculadora interactiva da un número que no entiendes; una fórmula transparente te da una intuición que aplicas a futuras decisiones.
¿Te sale rentable? Validémoslo en una llamada
20 minutos. Aplicamos la fórmula a tu caso real con tus datos, identificamos qué procesos atacar primero y te decimos si tiene sentido empezar ahora o más adelante.
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