Guía relacionada: nuestro método de implantación — las fases y qué se entrega en cada una.
Automatizar antes de tiempo sale caro: se paga por algo que no se usa y el equipo coge manía al proyecto. Esta es la lista con la que decidimos nosotros si una clínica está en el momento o conviene esperar.
Las 12 señales de que sí
En el teléfono
- Recibes más de 15 llamadas al día.
- Hay franjas en las que nadie puede cogerlo (comida, cierre, hora punta).
- Tienes llamadas perdidas y no sabes cuántas.
- Recepción atiende mostrador y teléfono a la vez.
En la agenda
- Tu porcentaje de ausencias pasa del 8%.
- Los recordatorios los manda alguien a mano, o no se mandan.
- Hay huecos que se quedan vacíos con lista de espera.
En el dinero
- Entregas presupuestos que nadie vuelve a mencionar.
- Tienes más de 200 pacientes sin visita en 12 meses.
- No sabes cuántos presupuestos se aceptan.
En la organización
- Puedes explicar en dos folios cómo se da una cita.
- Hay alguien que puede dedicar 15 minutos a la semana al proyecto.
Con seis o más, hay retorno desde el primer mes.
Las 4 señales de que todavía no
- Recibes menos de 8 llamadas al día. El volumen no da para amortizar nada. Con desviar el fijo al móvil vas servido.
- Nadie sabe explicar cómo se da una cita. Cada persona lo hace distinto. Primero se ordena, después se automatiza.
- Estás a punto de cambiar de software de gestión. Espera a la migración: implantar sobre un sistema que se va a morir es tirar el trabajo.
- No hay nadie que pueda ocuparse. Sin dueño, a los tres meses el sistema está desactualizado y el equipo ha dejado de usarlo.
El caso intermedio
Si cumples señales de las dos listas —que es lo más habitual— la respuesta no es esperar a estar perfecto, porque ese momento no llega. Es empezar por lo que no depende de lo que te falta.
Ejemplo real y frecuente: una clínica con muchas llamadas perdidas pero sin criterio claro de agenda. No puede automatizar la cita, pero sí puede poner algo que coja todas las llamadas y recoja los datos para que recepción cierre. La fuga grande se tapa igual, y el criterio de agenda se ordena mientras tanto.
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Pedir auditoríaPreguntas frecuentes
¿A partir de cuántas llamadas compensa automatizar el teléfono de una clínica?
Como referencia, a partir de unas 15 llamadas al día hay retorno claro. Por debajo de 8 al día el volumen no da para amortizar la implantación y suele bastar con desviar el fijo a un móvil.
¿Cuándo NO conviene automatizar todavía?
Cuando el volumen de llamadas es bajo, cuando nadie sabe explicar cómo se da una cita porque cada persona lo hace distinto, cuando estás a punto de cambiar de software de gestión y cuando no hay nadie que pueda dedicarle unos minutos a la semana.
¿Qué porcentaje de ausencias es normal en una clínica?
Por encima del 8% ya es una señal de que los recordatorios no están funcionando o no existen. Cada hueco vacío es una hora de sillón que no se factura y que no se recupera.
¿Puedo automatizar si mi clínica está desordenada?
Parcialmente, y suele ser lo más sensato. Si el criterio de agenda no está claro no se puede automatizar la cita, pero sí poner algo que coja todas las llamadas y recoja los datos para que recepción cierre. La fuga grande se tapa mientras se ordena lo demás.
¿Cuánto tiempo tengo que dedicarle yo?
Unos 15 minutos a la semana de alguien de la clínica, revisando qué se preguntó y qué se contestó mal. No hace falta perfil técnico, pero sí que haya un responsable: sin dueño el sistema se desactualiza y el equipo deja de fiarse.